Obbligo casella PEC (posta elettronica certificata) per le società iscritte al Registro Imprese

Dal 29 novembre 2008 (Decreto-Legge 29 novembre 2008, n. 185 - Decreto anti-crisi- pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 280 del 29 novembre 2008) è obbligatorio indicare l'indirizzo di PEC (Posta Elettronica Certificata) nella domanda di iscrizione al Registro delle Imprese delle nuove società. 

La conversione è avvenuta con Legge n. 2 del 29 gennaio 2009 (Gazzetta Ufficiale n. 22 del 28 gennaio 2009). 

Nel dettaglio la nuova normativa prevede:

• per le nuove società che … "Le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al registro delle imprese (o analogo indirizzo di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell'invio e della ricezione delle comunicazioni e l'integrita' del contenuto delle stesse, garantendo l'interoperabilita' con analoghi sistemi internazionali)”…;
• per le società già iscritte che …” Entro tre anni dalla data di entrata in vigore della presente legge tutte le imprese, già costituite in forma societaria alla medesima data di entrata in vigore, comunicano al registro delle imprese l'indirizzo di posta elettronica certificata. L'iscrizione dell'indirizzo di posta elettronica certificata nel registro delle imprese e le sue successive eventuali variazioni sono esenti dall'imposta di bollo e dai diritti di segreteria"…;
• per i Professionisti che …” I professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato comunicano ai rispettivi ordini o collegi il proprio indirizzo di posta elettronica certificata ((o analogo indirizzo di posta elettronica di cui al comma 6 )) entro un anno dalla data di entrata in vigore ((del presente decreto. Gli ordini e i collegi pubblicano in un elenco riservato,consultabile in via telematica esclusivamente dalle pubbliche amministrazioni,i dati identificativi degli iscritti con il relativo indirizzo di posta elettronica certificata.))”.

Il comma 6 dell’art. 16 del D.L. 29/11/2008 n. 185, convertito in Legge 28/01/2009 n. 2, recita quanto segue:

“Le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al registro delle imprese o analogo indirizzo di posta elettronica basatosu tecnologie che certifichino data e ora dell'invio e della ricezione delle comunicazioni e l'integrità del contenuto delle stesse, garantendo l'interoperabilità con analoghi sistemi internazionali. Entro tre anni dalla data di entrata in vigore del presente decreto tutte le imprese, già costituite in forma societaria alla medesima data di entrata in vigore, comunicano al registro delle imprese l'indirizzo di posta elettronica certificata. L'iscrizione dell'indirizzo di posta elettronica certificata nel registro delle imprese e le sue successive eventuali variazioni sono esenti dall'imposta di bollo e dai diritti di segreteria”.

L'art. 37 del decreto legge n. 5/2012 convertito con modifiche dalla legge n. 35/2012, in vigore dal 7 aprile 2012,  elimina la proroga al 30 giugno 2012 e prevede quanto segue:

6-bis “L’ufficio del Registro delle imprese che riceve una domanda di iscrizione da parte di un’impresa costituita in forma societaria che non ha iscritto il proprio indirizzo di posta elettronica certificata, in luogo dell’irrogazione della sanzione prevista dall’articolo 2630 del codice civile, sospende la domanda per tre mesi, in attesa che essa sia integrata con l’indirizzo di posta elettronica certificata”.

Si invitano pertanto le imprese, costituite in forma societaria prima del 29 novembre 2008, che presentano una domanda di iscrizione al Registro delle Imprese ad indicare, qualora non fosse già stato provveduto, un indirizzo di posta elettronica certificata. In mancanza dell’indicazione della PEC, l’Ufficio dovrà sospendere l’istanza stessa, anche se regolare, chiedendo la regolarizzazione.

L’iscrizione resterà sospesa per tre mesi, periodo entro il quale la società potrà integrare la denuncia stessa con l’indicazione della PEC; decorso tale periodo, la denuncia verrà respinta (parere n. 1714/2013 del 10/04/2013 (PDF 112 kB) espresso dalla sez. II^ del Consiglio di Stato).

Rimangono esclusi da tale procedura i bilanci di esercizio e gli altri atti soggetti a deposito (denunce REA).

Per la comunicazione della Posta elettronica certificata, le società già costituite alla data di entrata in vigore del D.L. 185/2008, dovranno inviare al Registro delle imprese una denuncia – modello S2 – A99 – riquadro 5 con indicazione solo dell’indirizzo PEC. La denuncia potrà essere firmata digitalmente dal legale rappresentante della società o dal professionista incaricato; nel caso in cui l’istanza verrà firmata digitalmente dal Professionista incaricato, alla denuncia dovrà essere allegata la procura Comunica firmata in modo autografo dal legale rappresentante della società e in un file separato il documento di riconoscimento dello stesso.

Per i professionisti individuati dall’art. 31, comma 2-quinquies, della legge 24 novembre 2000, n. 340, possono presentare la comunicazione dell’indirizzo di posta elettronica certificata al registro delle imprese dichiarando, nelle note, di essere stati a ciò incaricati dal legale rappresentante della società e di essere iscritti nel relativo Albo, nel caso in cui il dispositivo di firma digitale utilizzato per sottoscrivere la domanda non sia completo del certificato di ruolo.

Iscrizione dell'indirizzo PEC su due o più distinte imprese

Il Ministero dello Sviluppo Economico, con lettera-circolare n. 77684 del 9 maggio e n. 99508 del 23 maggio 2014, ha chiarito che l'indirizzo di posta elettronica certificata dell'impresa, sia essa individuale che societaria, iscritto nel Registro delle imprese, deve essere "proprio" e quindi riconducibile alla medesima in via esclusiva.
A seguito di tale orientamento non sarà più possibile utilizzare un unico indirizzo PEC per più imprese.

La comunicazione PEC e le successive variazioni sono esenti dai diritti di segreteria e dall’imposta di bollo e non viene richiesto il pagamento della tariffa generalmente prevista per l’invio di una pratica telematica.

Nella Circolare n. 3645/C del 3/11/2011 il MISE ha elencato le imprese che, costituite in forma societaria, hanno l’obbligo alla comunicazione PEC:

•  le società di capitali e di persone;
•  le società semplici;
•  le società cooperative;
•  le società in liquidazione;
•  le società estere che hanno in Italia una o più sedi secondarie.

La Circolare MISE n. 3645 del 3/11/2011 non riporta alcun riferimento alla comunicazione PEC delle società sottoposte a procedure concorsuali, né tali esclusioni sembra si possano desumere dal contenuto della norma.

Soggetti esclusi dall’obbligatorietà della comunicazione PEC:

• le imprese individuali;
• i consorzi con attività esterna di cui all’art. 2612 c.c.;
• le imprese che non sono costituite in forma societaria (Associazioni/Fondazioni/Enti).

Se la società ha  più unità locali o sedi secondarie in diverse province, la stessa deve comunicare un solo indirizzo PEC presso il  Registro Imprese della sede legale.

Nel caso in cui la società possiede più indirizzi PEC, deve comunicare una sola casella di posta elettronica certificata, che rappresenta l’equivalente della sede legale in “formato elettronico”.

Nel quadro normativo, il Ministero dello Sviluppo Economico raccomanda che l'indirizzo PEC sia ricondotto esclusivamente ed unicamente all'impresa senza possibilità di domiciliazione presso terzi.

Si ricorda che, se la casella PEC, per diversi motivi, non fosse più presidiata dal ”soggetto terzo”, la società potrebbe non ricevere delle notifiche, validamente effettuate.

Per quanto riguarda l'iscrizione delle eventuali variazioni degli indirizzi PEC, viene precisato che le stesse devono essere effettuate entro 30 giorni dal momento in cui l'indirizzo varia.

Per la comunicazione al R.I. della casella di posta elettronica certificata, la società non può utilizzare la casella PEC con il dominio @postacertificata.gov.it perché tale casella è riservata al “cittadino” e destinata esclusivamente alle comunicazioni tra P.A. e cittadino e viceversa.

L’indirizzo di posta elettronica certificata da iscrivere nel R.I. deve essere attiva e funzionante e va sempre mantenuta tale. Allo stato attuale, non rientra nelle competenze dell’Ufficio camerale, verificare la validità e la funzionalità della PEC, pertanto, la piena responsabilità in ordine alla titolarità dell’indirizzo PEC denunciato sia in occasione dell’iscrizione, sia successivamente, ricade esclusivamente sul legale rappresentante della società.

Le società che hanno già comunicato l’indirizzo PEC, quindi già iscritto al Registro Imprese, devono verificare che lo stesso sia ancora valido e attivo. Se la PEC fosse scaduta occorre:

• contattare il Gestore del servizio per verificare la possibilità di rinnovo del certificato. In caso di rinnovo della stessa casella PEC, anche successivo alla scadenza, non occorre effettuare alcuna comunicazione al R.I.;
• qualora il rinnovo dell’indirizzo PEC non sia possibile, inviare una denuncia di variazione al R.I., comunicando il nuovo indirizzo PEC valido ed attivo. 

L'applicazione è raggiungibile da www.registroimprese.it

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